In einer dynamischen und globalen Welt ist es erforderlich, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren und alle Ressourcen des Unternehmens optimal zu nutzen.
In vielen großen und erfolgreichen Unternehmen wird heute das agile Management Framework OKR (Objectives and Key Results) eingesetzt, um das Unternehmen über alle Ebenen auf die wichtigen und wertschaffenden Themen zu fokussieren.
Im heutigen Workshop haben wir den 30 Teilnehmern einen kurzen Überblick zu der OKR Methode und den Voraussetzungen für eine Einführung gegeben. Wir haben aufgezeigt, wo und wie OKR im Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen wertbringend eingesetzt werden kann. Es hilft einfach nicht nur Aktivitäten oder Methoden von anderen Unternehmen zu kopieren, sondern jedes Unternehmen hat seine eigene Identität zu finden und daraus seine spezifischen Themen abzuleiten.
Uns ist es wichtig herauszustellen, dass die OKR-Methode ohne gewisse Voraussetzungen und die begleitenden Kultur sowie Disziplin nicht den gewünschten Wert schaffen kann.
Den vollständigen Foliensatz können wir als PDF gerne zur Verfügung stellen.
Im Anschluss konnten wir noch einige Fragen besprechen:
- Gesamte Organisation OKR, heißt das dass es keinen Sinn macht OKR in einer Abteilung einzuführen?
Nein, OKR kann auf verschiedenen Ebenen eingeführt werden. Es macht sogar Sinn stufenweise OKR einzuführen, also auch mit einer Abteilung starten. Wir empfehlen, dass es ein klares Kommitment der Geschäftsführung gibt. Für den Einsatz bei KMUs sehen wir die erste Stufe in der Geschäftsführung, um dort die notwendige Transparenz für das gesamte Unternehmen zu schaffen. - Wann ist ein Team reif für OKR? Woran erkennst Du das?
Wie bei den Voraussetzungen kurz aufgeführt ist es wichtige neben der OKR-Methode auch kulturelle Voraussetzungen zu schaffen. Hierfür gibt es keinen Katalog mit ja/nein Punkten. Hier kann sicher ein Agile Coach sinnvoll unterstützen. - Ist OKR ein typischer top-down Approach?
Nein, ist sogar gewünscht, dass die OKR-Ziele eine Mischung aus Themen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern sind. Die Ziele werden transparent über alle Ebenen kommuniziert und unter den Ebenen abgestimmt. - Welche zeitliche Dauer haben die Team OKR?
Die Rituale eines 3 Monate Zyklus bestehen aus:
– Weekly 15 Minuten – wöchentlich Abstimmung
– Review 4 Stunden – am Ende des Zyklus Betrachtung und Auswertung der erreichten Ergebnisse
– Retrospektive 2 Stunden – am Ende des Zyklus – Wie hat das Team gearbeitet und wo kann es besser werden
– Planning und Vorstellung 8 Stunden – vor dem ersten Zyklus und jeweils am Ende eines Zyklus als Vorbereitung für den nächsten Zyklus.
Zusätzlich Zeit, neben dem Tagesgeschäft, für die Umsetzung von Objectives und Keyresults. - Werden die Objectives und Key Results in die Scrum Sprints eingebaut?
Eher umgekehrt, da ein OKR-Zyklus z.B. 3 Monate läuft und in dieser Zeit sicher mehrere Scrum Sprints durchlaufen werden, sollten die Scrum Sprintziele auf die definierten Objectives und Key Results einzahlen. - Findet die Definition der Unternehmens OKR nur auf Management-Ebene statt oder sollten die Teams mit einbezogen werden?
Wie schon weiter oben beschrieben ist es sinnvoll die OKR-Ziele nicht nur Top Down zu definieren, sondern auch Themen und Ziele von Mitarbeitern in die Planung einfließen zu lassen. Wie dieses „Einbeziehen“ erfolgt ist sicher von der Unternehmensgröße und der Unternehmenskultur abhängig. - Was ist wenn die „Oberen“ entscheiden und die „Unteren“ keine Zeit haben und nicht in die Abstimmungsgespräche kommen?
Das ist eine Frage des Kommitments und der Ernsthaftigkeit des Vorhabens. Wie schon bei den Voraussetzungen beschrieben, sollten diese Themen schon vor dem Start des ersten OKR-Zyklus geklärt sein. In einer solchen Situation ist es sicher hilfreich, wenn die Einführung von einem externem OKR-Master begleitet wird, bei dem nicht die hierarchischen Abhängigkeiten bestehen. - Wie kann der Spagat zwischen Unternehmens-OKRs und individuellen Zielen gut gelingen?
Wenn schon individuelle Ziele vergeben werden, sollten diese auf einer Teamebene erfolgen und nicht im Gegensatz zu den definierten OKR-Zielen stehen. Dieses sind Themen die in der Planungsphase unter dem Punkt OKR Readiness-Check zu besprechen sind. Persönliche Zielvereinbarungen und Bonusziele sind eher hinderlich. - Wenn es jede Woche ein Weekly zu den OKRs gibt, heißt das doch, dass man ständig an den Zielen arbeiten muss. Beziehen sich OKRs dann auf das Tagesgeschäft des Teams oder sind es Ziele, die darüber hinausgehen?
Die Objectives & Key Results sollte den Fokus auf die wichtigen und wertbringenden Themen für das Unternehmen haben und damit auch eine klare Priorität. Es muss Zeit und Raum geben die Themen aus den OKRs zu bearbeiten, dieses sind keine Themen, die man „nach Feierabend“ oder wenn mal Zeit ist bearbeitet. Natürlich ist das Tagesgeschäft wichtig, da damit Geld verdient wird, allerdings kann es nicht über den OKRs stehen, es muss eine Balance zwischen beiden Punkten geben. - Was für eine Zeitspanne darf ich denn für die Implementierung erwarten? 1 Jahr bis 5 Jahre?
Die Implementierung startet mit dem ersten Zyklus, ohne Anspruch auf Vollkommenheit. Durch die Rituale Review und Retro wird nach jedem Zyklus reflektiert, wie das Team gearbeitet hat und was erreicht wurde. Diese Erkenntnisse fließen unmittelbar in die Planungsphase des nächsten Zyklus ein. Dadurch wird eine stetige Verbesserung und Planung sichergestellt. Je nach Reife des Teams kann schon nach wenigen initialen Zyklen ein eingeschwungener Zustand erreicht werden. Die ersten Ergebnisse sollten schon spätestens nach dem zweiten Zyklus vorliegen. - Wieviele OKR-Mastertage kommen denn für die Leitung der KMU zu?
Es ist sicher sinnvoll zum Start des ersten OKR Zyklus mit einem externen OKR-Master zusammen zu arbeiten, um Fehler schon bei Start möglichst gering zu halten und alle Themen neutral anzugehen. Für die Einführung und Planningphase entstehen 2 bis 3 Tage, in Abhängigkeit ob das Unternehmen die Weeklys selbständig durchführen möchte oder Unterstützung benötigt, entsteht hier ggf. externer Bedarf. Am Ende des Zyklus sollten das Review und die Retro durch den OKR-Master moderiert werden, bis das Unternehmen in der Lage ist dieses selber durchzuführen. Generell ist es das Ziel die Unternehmen zu befähigen, alle Rituale selbständig durchzuführen. - Wie wichtig wird der quartalsweise Zyklus im Gegensatz zur Jahresplanung angesehen?
Die Objectives der einzelnen Zyklen sollen klar auf die Jahresziele einzahlen. Die Jahresziele (Moals) sollten sich im Laufe des Jahres nicht verändern. Die Objectives werden bezogen auf diese Moals in jeder Planningphase neu betrachtet. - Softwaretools?
Zum Start helfen EXCEL-Vorlagen oder Boards in Trello, die Aufschluss über den jeweiligen Erfüllungsstand geben.
Noch spezifischer und aufwandsärmer sind spezifische Tools wie z.B. Mooncamp.
Für weitere Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
PS. Zum Thema Schaffen Sie Orientierung in einer dynamischen Welt bieten wir nächste Woche einen Workshop an.